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Como emitir nota fiscal: confira os passos para emissão de NF-e

Como emitir nota fiscal: confira os passos para emissão de NF-e

Apesar de fazer parte da rotina de qualquer negócio, a emissão de nota fiscal ainda é um assunto que gera dúvidas para os empresários. Com um projeto de digitalização que já acontece no Brasil desde 2016, a versão impressa desse documento tem se tornado cada vez mais rara, enquanto a chamada NF-e (nota fiscal eletrônica) só aumenta.

Isso porque esse processo moderniza e facilita a emissão de notas fiscais do Brasil e muitos especialistas acreditam que esse formato se tornará padrão no país em um futuro breve. Por isso, se você tem um negócio, a dica é aderir à NF-e antes que ela se torne obrigatória e evitar problemas de última hora.

Além disso, vale lembrar que a NF-e traz mais praticidade e ainda é mais eficiente tanto para a fiscalização do governo, quanto para a gestão de notas pela contabilidade. Confira abaixo outros motivos para garantir a emissão de notas fiscais na sua empresa e veja também os passos para emiti-la.

 

O que é nota fiscal e qual a importância de emiti-la

Basicamente, a nota fiscal é um documento com validade jurídica que regulariza e comprova todas as vendas ou prestações de serviços feitas por uma empresa. A obrigatoriedade da emissão de “NFs” se deve ao fato de que esse documento é necessário para que o Fisco recolha os devidos tributos sobre as operações das empresas.

Justamente por isso é que empresas que não realizam a emissão de notas fiscais acabam sofrendo penalidades, uma vez que a justiça vê essa prática como sonegação de impostos. A nota fiscal serve como prova de regularidade de um negócio em caso de auditorias e fiscalizações, além de facilitar o controle de entradas e saídas de uma empresa.

Emitir nota fiscal - seja na versão online ou impressa - também é importante para demonstrar seriedade e compromisso com o seu negócio, além de ser fundamental para manter um controle mais assertivo sobre o que será pago no Imposto de Renda. 

 

Quem precisa emitir nota fiscal

Qualquer empresa que comercializa produtos ou serviços deve emitir nota fiscal, conforme determina a Lei nº 8.846/94. No caso do MEI (Microempreendedor Individual), a emissão é obrigatória apenas quando prestam serviços para uma Pessoa Jurídica, sendo dispensável para prestações de serviços para pessoas físicas.

Já a nota fiscal eletrônica era inicialmente obrigatória apenas para empresas que recolhiam o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e/ou o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), mas atualmente também é imposta para  negócios optantes pelo Simples Nacional.

 

Quais são os tipos de nota fiscal

Atualmente, existem diferentes documentos fiscais que funcionam para operações e segmentos específicos. Os principais são:

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

É a versão de nota digital mais comum e está relacionada à cobrança do IPI e ICMS, que são os principais impostos sobre mercadorias. Ela registra todas as operações de venda de produtos e sua validação é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa foi registrada.

  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Destina-se ao faturamento das operações de prestação de serviços. Ou seja, enquanto a NF-e transmite os dados de mercadoria vendida, a NFS-e, por exemplo, pode se referir aos serviços de consertos e reparações.‍ Na maioria das cidades, a nota fiscal de serviços eletrônica é emitida automaticamente, por meio de softwares de emissão integrados ao sistema da prefeitura.

  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final e também para substituir o cupom fiscal. Foi criada para reduzir os custos dos contribuintes e otimizar o controle fiscal e tem como função comprovar o que foi adquirido pelo consumidor (produto ou serviço) e confirmar os reais custos da transação. Em São Paulo, também é utilizado o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT).

  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Utilizado para otimizar a fiscalização do processo de transporte rodoviário de carga, esse documento elimina a necessidade de papéis e faturas para os motoristas e garante que os dados mencionados estejam de acordo com o que será transportado. Sua validade é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela permissão fornecida pela Sefaz.

 

Como emitir nota fiscal: passo a passo para NF-e

Depois que você identificar qual tipo de nota se enquadra para a sua empresa, é preciso passar por algumas etapas antes de começar a emitir  notas fiscais eletrônicas. Entenda quais são:Certificado digital

Para que a NF-e tenha validade, é necessário que a empresa possua um certificado digital vinculado ao seu CNPJ. É preciso adquiri-lo em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Existem dois tipos de assinaturas digitais (o A1 e o A3), sendo que ambos servem para emissão eletrônica de nota fiscal, porém em plataformas diferentes. ‍

  • Credenciamento fiscal junto ao Governo 

Empresas de comércio devem realizar o credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) do seu estado para emitir notas fiscais, enquanto empresas prestadoras de serviços precisam realizar o cadastro junto à prefeitura do município onde estará sediada. Esses processos podem variar de cidade para cidade, por isso, o mais indicado é buscar ajuda de um contador.

  • Emissor de nota fiscal

Para emitir notas fiscais eletrônicas com segurança, é preciso contratar um software emissor comum ou um ERP (sistema de gestão empresarial) que realize a emissão dos documentos. Em geral, o empresário tem duas opções: usar o emissor gratuito oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e) ou usar um emissor próprio integrado ao sistema do governo. 

  • Preencher os dados

Depois que você tiver a autorização do governo, o certificado digital e um emissor, você já pode começar a emissão de notas fiscais da sua empresa! Lembre-se de verificar se todos os seus dados - como inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades - estão corretos assim que você tiver seu primeiro contato com o sistema.

Agora que você já sabe como emitir nota fiscal, confira abaixo tudo o que você precisa saber para abrir um CNPJ.